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      創新檔案管理規范檔案影像成效顯著

      發布時間:2017-3-31 17:16:02 資訊來源:
      近年來,在社保全民覆蓋、政府簡政放權的背景下,以信息化推動社保業務檔案高效精準化管理,已是社保經辦機構的必然選項。江門市社保局積極探索社保業務、檔案一體化信息管理模式,實現社會保險經辦業務數據流與檔案影像的無縫鏈接,改變以往業務檔案手工管理的現狀,推動社保業務檔案管理精準化,使社保檔案管理信息化邁入“新常態”。
      一、健全組織架構奠定檔案規范化管理基礎。2010年7月,我市首個單獨設置檔案管理科,通過專門科室和工作人員對社保檔案進行專責管理。隨之,全市三區四市社保局相繼成立社保業務檔案管理股室機構,配置專職檔案員,各業務科(股)室配備兼職檔案員,嚴格按照“誰經辦、誰收集、誰整理、誰歸檔、誰負責”的檔案管理原則,明確了統一管理標準、強化績效考評為抓手,提升全市社保經辦機構業務檔案管理規范化水平。
      二、創新思路以信息化為基礎實現檔案管理高效規范。以往,我市社保檔案資料以紙質檔案為主,由窗口工作人員完成業務辦理后手工分類歸檔,耗時多,效率低。從2011年起,市社保局建立檔案管理系統,通過信息系統推進社會保險業務檔案信息化管理,提升檔案數字化、信息化建設水平。實現檔案影像信息化管理后,將業務材料收集整理和立卷歸檔工作融入業務經辦各個環節,實現檔案整理和業務“同生同結”,徹底改變業務與檔案“兩張皮”現象,從立卷管理實現業務檔案同步信息化,歸檔管理實現信息數據對比規范化。一是立卷管理信息化。檔案管理系統分類功能鑲入社保業務信息系統,使檔案信息與業務信息無縫對接。窗口經辦人員在辦理業務后,業務系統自動提示處理該項業務的檔案信息輸入,輸入后,檔案管理系統自動將業務檔案進行分類,從而有效降低業務檔案手工分類的誤差率。工作人員在匯總移交紙質檔案時,系統會自動讀取本批次移交檔案卷內目錄所需的信息數據,自動生成每卷檔案的卷內目錄等信息,徹底改變過去檔案整理、歸檔由工作人員將紙質檔案材料手工分類預立卷后,逐條輸入卷內目錄內容的“手工模式”,極大提高了工作效率。二是歸檔管理規范化。目前,我市社保檔案管理功能嵌入到社保業務系統,能實時了解各類業務檔案的處理與移交情況,設置紙質檔案實體與業務系統生成移交檔案資料信息系統的雙重審核,實現檔案管理與業務辦理相互監督。移交檔案時保證各類業務檔案簽章齊全、主副件明確、頁碼準確、卷內文件排列合理;卷內目錄、封面填寫規范;備考表填寫完整;案卷標題擬寫概括準確;檔案盒背脊、封面填寫規范。同時,業務部門和檔案部門負責人通過業務檔案管理信息掌握各崗位工作量,對人員進行合理調配,使業務經辦更加規范化、管理更加精細化、崗位職責更加明晰化。
      三、突破以影像化為載體實現檔案服務便捷安全新亮點。按照社會保險業務檔案“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的服務管理要求,我局積極推動業務檔案數字化、影像化,圍繞“增量電子化,存量數字化”的社會保險業務檔案影像化要求,在存量檔案實行影像化掃描加工,在增量檔案實行電子影像查詢。主要從兩個方面創新檔案規范管理,一是加強社保業務檔案影像化規范管理。從2013年開始,全市建立了社保業務檔案影像化管理系統,將社保業務經辦中形成的紙質檔案資料,通過計算機進行電子掃描技術轉換成數字影像資料永久保存,并通過信息化手段進行智能化管理和調出查閱,極大提高了工作效率,確保數據的準確性。以此同時,在全市范圍內積極推進開展社保業務檔案影像化掃描加工工作,實現全市范圍內的社保業務檔案影像化管理規范,擺脫依賴傳統的紙質流轉、檔案資源利用率低和整體調用不便捷的業務處理模式。2013年至2016年,全市三區四市社保檔案影像化掃描已超過90萬件。二是創新社保業務檔案利用管理服務。2014年8月,我局首次推出個人社保電子業務檔案信息網上查詢服務便民新舉措,參保人足不出戶,可通過我局的門戶網站登錄個人社保服務大廳后查詢本人的電子社保檔案,讓數字檔案查詢服務突破了時間和空間局限,不再受窗口辦理業務的限制,極大地方便參保人。目前,我局的門戶網站已向社會開放17項社保電子業務檔案類別查詢個人檔案資料。實施數字化檔案網上查詢業務兩年多來,得到了參保人員的一致認可。截至2016年底,全市通過社保終端機和門戶網站登錄查詢社保檔案的次數約140萬次,打印約68.8萬次。
      隨著我市社會保險業務檔案資料影像化管理服務體系不斷完善擴大,我局將不斷創新檔案管理規范,提升社保業務檔案管理信息化水平,繼續加大推進檔案影像化進程,進一步擴大社保檔案電子查詢類別范圍,向參保人提供更高效、更便利、更優質的檔案查詢服務,促進我市社保業務檔案管理工作再上新臺階。
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